1日のスケジュールの組み立て方 ― 時間をブロックで考える
やることリストは長いのに、夕方になると「今日は何をしていたんだろう」と感じる。そんな日が続くなら、リストを時間の上に置き直す「タイムブロッキング」を試してみる価値があります。
やることリストと予定表の違い
やることリストは「何を」の一覧で、「いつ」「どれくらい」の情報がありません。だから、割り込みが入るたびに後ろへ押し出され、重要だけれど急がないことが永遠に残ります。一方、予定表に「10:00〜11:30 企画書を書く」と入れてしまえば、その時間は他の用事と同じ重さで守られます。これがタイムブロッキングの基本的な考え方です。
ブロックは3種類に分ける
細かく分類しすぎると続きません。まずは次の3つで十分です。
- 集中ブロック：まとまった思考や作業が必要なもの。企画、資料作成、設計、勉強など。60〜90分を目安に、1日1〜2個。
- 連絡ブロック：メール、チャット、電話の返信。1回20〜30分で、午前と午後に1回ずつなど回数を決める。
- 雑務ブロック：経費精算、予約、買い物など、10分以内で終わる小さな用事をまとめて片づける時間。
色分けできるツールなら、この3種類に色を割り当てておくと、1日を見渡したときに「集中の時間が取れていない」「連絡の回数が多すぎる」といった偏りが一目で分かります。
朝の10分でやること
- 固定の予定を確認する。会議や約束など、動かせないものが何時から何時までかを見る。
- 空き時間を一覧にする。固定の予定の間に、どれくらいの長さの枠がいくつあるかを確かめる。90分の枠が1つ、30分の枠が2つ、という具合です。
- 長い枠から集中ブロックを置く。いちばん大事な作業を、いちばん長い枠に入れる。「空いているから入れる」ではなく「この作業にこの枠を使う」と決めるのがポイントです。
- 残った短い枠に連絡・雑務を入れる。30分の枠は連絡ブロックに、15分なら雑務にちょうどいい。
- 1つは空けておく。すべて埋めない。午後に30分でも空白を残しておくと、割り込みがあっても1日が崩れません。
この手順は、「空き時間の一覧」が手元にあると格段に速くなります。スケジュールチェッカーでは、固定の予定を入れると空き時間が長さ付きで一覧になるので、「＋ この時間に追加」で集中ブロックを置いていくだけで朝の計画が終わります。ゼロから組むのが大変なら、テンプレート集の「会社員の平日」や「在宅ワークの1日」を読み込んで、自分の固定予定に合わせて動かすところから始めると早いでしょう。
所要時間の見積もりは「1.5倍」から
ブロックの長さは、たいてい短く見積もりすぎます。「30分で終わる」と思った作業は、準備と切り替えを含めると45分かかるのが普通です。慣れるまでは、思った時間の1.5倍でブロックを取ってください。早く終わったら、その分を次のブロックの前倒しか、休憩に使えばよいのです。逆に毎回はみ出すようなら、そのブロックは「2つに分けるべき作業」だったということが分かります。
崩れたときの立て直し方
計画どおりにいかない日のほうが多い、というのが実際のところです。崩れたときは、次の2つだけ行います。
- 残りの空き時間をもう一度見る。午前が潰れたなら、午後にどれだけの枠が残っているかを確認する。
- 集中ブロックを1つだけ守る。全部を取り戻そうとせず、今日いちばん大事な1つだけを、残った最長の枠に置き直す。あとは明日に送る。
「今日できたのは1つだけ」でも、それがいちばん重要なことなら、その日は成功です。タイムブロッキングの目的は、予定表を美しく埋めることではなく、大事なことに時間を使ったと言える日を増やすことにあります。