月初10分でやる「予定の棚卸し」——先月の実績と今月の枠
月末に「今月は何をしていたんだろう」と思い、月初に「今月こそは」と思う。この繰り返しを止めるのに必要なのは、気合いではなく、月初に 10 分だけ予定表と向き合う習慣です。ここでは、個人でもチームでも使える「予定の棚卸し」の手順をまとめます。
なぜ月初なのか
週の振り返りは細かすぎて傾向が見えず、四半期は粗すぎて修正が遅れます。月は「締切・請求・定例の見直し」といった仕事の区切りと一致していて、1 か月分の予定表を眺めれば「会議に何時間使ったか」「集中作業の枠が何回取れたか」が数えられる分量です。月初の 10 分を毎月の繰り返し予定として固定しておくと、忘れません。
手順（10分）
1. 先月を数える（3分）
月カレンダー表示で先月に戻り、色ごとにざっと数えます。厳密さは不要で、「会議（紫）が週に何件か」「集中作業（青）の 90 分枠が何回あったか」「移動（グレー）は何時間か」程度で十分です。数えてみると、感覚とのずれが必ず出ます。「打ち合わせが多くて作業ができなかった」と感じていた月でも、実際に数えると集中枠が取れていた週と取れていなかった週がはっきり分かれる、ということがよくあります。
2. 「決めたのに動いていないこと」を拾う（2分）
先月の定例や打ち合わせのメモを見返し、決定事項のうち着手されていないものを拾います。これは今月の予定に「枠」として入れ直します。やることリストに戻すのではなく、日付と時刻を持った予定にすることが肝心です。
3. 今月の固定枠を先に入れる（3分）
自由に使える時間を知るには、先に「動かせないもの」を入れる必要があります。
- 締切・納期・請求など日付が決まっているもの（終日予定で入れておくと月カレンダーで目立つ）
- 定例（繰り返しで入っていれば確認だけ。変更があれば「以降にも反映」でまとめて修正）
- 休暇・出張・私用
締切からは逆算して「着手日」「中間確認」の予定も入れます。締切だけが入っていると、締切の前日に気づくことになります。
4. 空き時間の「下限」を決める（2分）
固定枠を入れ終えたら、各週の空き時間の合計を眺め、「この月は週に最低 6 時間は集中枠を残す」のように下限を決めます。スケジュールチェッカーでは、日付を選ぶと「空き時間 合計」が表示されるので、週の5日分を足すだけです。下限を決めておくと、月の途中で依頼が来たときに「今週はもう下限ぎりぎりなので来週に」と即答できます。
チームでやる場合
月初の定例の冒頭 10 分をこの棚卸しに充てるのが現実的です。各自が「先月の定例・会議時間」「今月の固定枠」「空き時間の下限」を 1 行ずつ共有するだけでも、「あの人は今月ほぼ空きがない」「この定例は 3 人とも出席率が低い」といったことが表に出ます。定例の廃止・短縮はこの場で決めると角が立ちません。
続けるための最小限の仕組み
- 毎月 1 日（または最初の営業日）の午前に 10 分の繰り返し予定を入れる。タイトルは「予定の棚卸し」、メモ欄に上の 4 手順を書いておく。
- 棚卸しの結果は、予定表の中に残す（固定枠・逆算した着手日・下限のメモ）。別の場所に書くと見なくなります。
- うまくいかなかった月は、手順を減らす。「3. 固定枠を入れる」だけでも続けていれば、翌月に取り返せます。
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