予定の色分けは3色で十分——チームでも個人でも続くルールの決め方
予定に色を付ける機能はほとんどのカレンダーにありますが、使いこなしている人は多くありません。理由ははっきりしていて、「顧客別」「プロジェクト別」のように色を増やした結果、入力のたびにどの色か迷い、やがて全部が既定色になるからです。色分けは分類ではなく時間の使い方を一目で見るための道具だと割り切ると、3 色で足ります。
基本の3色：集中・対人・移動準備
| 色 | 意味 | 例 | 見たいこと |
|---|---|---|---|
| 青（集中） | 一人でまとまった思考・作業をする時間 | 企画書、設計、分析、執筆、学習 | 週に何時間取れているか。少なすぎないか |
| 紫（対人） | 他人と同期して使う時間 | 会議、打ち合わせ、面談、電話、商談 | 多すぎないか。固まっているか、細切れか |
| グレー（移動・準備） | 本体の前後に必ず発生する時間 | 移動、会議の準備・まとめ、片付け | 入れ忘れていないか（入れていないと空きが過大に見える） |
この3色の比率を月カレンダーで眺めるだけで、「今月は紫だらけで青がない」「グレーがほとんど無い＝移動や準備を予定に入れていない」といった偏りが数秒で分かります。顧客名やプロジェクト名はタイトルやメモに書けば済む情報で、色で表す必要はありません。
必要なら足す2色：休憩・生活 と 締切・重要
- 緑（休憩・生活）: 昼休み、運動、家族の用事、通院。仕事の予定表に生活の予定も入れる人は、この色があると「自分の時間をどれだけ守れたか」が見えます。
- 赤（締切・重要）: 納期、提出、支払い、絶対に動かせない予定。使う回数を絞るほど効きます。月に5件以上赤があるなら、赤の意味が薄れています。
スケジュールチェッカーの色は 6 色（青・緑・オレンジ・赤・紫・グレー）です。上の 5 色を割り当て、残りのオレンジは「連絡・事務（メール返信、経費処理など）」に使うと、ちょうど使い切ります。テンプレート集はこの割り当てで色を付けてあるので、読み込むとそのまま例になります。
チームで揃えるときの決め方
チームで共有カレンダーを使う場合、色のルールが人によって違うと読み取れません。決め方のコツは次の 3 つです。
- 「誰が見るか」から決める。上司や他部署が見るなら「対人（会議可）」「集中（声をかけないで）」「不在（移動・休暇）」の 3 区分が最も実用的です。見る側が知りたいのは「今、声をかけていいか」だからです。
- 色の意味を 1 行で書けるものだけ採用する。「紫＝他人と同期する時間」のように説明できない色は定着しません。
- 例外を作らない。「この顧客だけ特別な色」は、3 か月後には誰も覚えていません。特別扱いはタイトルの先頭に【重要】と付けるほうが確実です。
色を「入力のとき」ではなく「見直しのとき」に使う
色分けの効果が出るのは、入力時ではなく振り返りのときです。週末や月初に月カレンダーを開き、色の面積を眺める。青が少ない週があれば翌週は集中枠を先に入れる。紫が固まらず散っているなら、会議をまとめる曜日を決める。グレーがない日は、翌日の準備の入れ忘れを疑う。入力の手間を増やさず、見直しの精度を上げるのが色分けの正しい使いどころです。
迷ったら、まず「青と紫」の 2 色だけから始めてください。集中と対人の比率が見えるだけで、予定の組み方は変わります。
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