会議の前後に15分の「バッファ」を置くと何が変わるか

公開: 2026年8月23日／カテゴリ: 仕事の予定管理

13:00〜14:00 の会議の直後に 14:00〜15:00 の打ち合わせ。予定表の上では何も重なっていないのに、実際には前の会議が5分延び、移動に3分、資料を開くのに2分かかって、次の打ち合わせは10分遅れで始まる。こうした「見えない遅れ」の積み重ねが、午後全体を押し出し、決めたはずのことを放置させます。

会議が連続すると、何が失われるか

準備の時間: 議題を読み返す、前回の決定事項を確認する、という5分がないまま会議が始まる。
記録の時間: 会議の直後に決定事項と担当を書き出さないと、半日後には細部が曖昧になる。「議事録は後で」は、たいてい「書かない」と同じ結果になります。
切り替えの時間: 前の会議の話題を引きずったまま次の会議に入ると、最初の10分は頭が追いつかない。
生理的な余裕: 水を飲む、席を立つ、という最低限の休息すら取れず、午後の後半の集中力が落ちる。

これらはどれも「会議の中」では起きず、「会議と会議の間」で起きるものです。だから、会議の予定だけ入れていても守れません。

バッファを「予定」として入れる

対策は単純で、会議の前後に「準備」「まとめ」という予定をそれぞれ 10〜15 分入れることです。ポイントは、頭の中で「空けておこう」と思うのではなく、予定表の上で枠として確保すること。枠になっていれば、他の人が会議を入れようとしたときに「埋まっている」と見えますし、自分でも空き時間を探すときに誤って予定を差し込みません。

スケジュールチェッカーでは、会議を追加したあと「追加して続ける」を押すと、次の予定の開始時刻が会議の終了時刻に合わさった状態で入力画面が残ります。「会議 → まとめ 15 分 → 移動 10 分 → 次の打ち合わせ」と、前から順に連続入力するだけでバッファ込みの午後が組めます。色を「グレー＝移動・準備」のように決めておくと、一覧で本体とバッファが一目で区別できます。

取り方の目安

会議の種類	前	後	理由
社内の定例（30〜60分）	5分	10分	議題確認は短く、決定事項の記録に重点
顧客・取引先との打ち合わせ	15分	15分	資料・相手情報の再確認と、記憶が新しいうちの所感メモ
移動を伴う会議	移動時間＋10分	移動時間	移動そのものを予定にする。乗り換えや受付の待ち時間を含める
意思決定の会議	15分	30分	決定事項を関係者へ共有する作業まで含めて終わり

空き時間の見え方が変わる

バッファを入れると、1日の「空き時間」は確実に減ります。これを「予定が増えて窮屈になった」と感じるか、「本当の空きが見えるようになった」と感じるかで、その後の判断が変わります。空き時間の合計が 2 時間だと分かっていれば、「30分で終わる依頼」を安易に受けなくなりますし、受けるなら何を明日に回すかを同時に決められます。空きが見えないまま詰め込むより、はるかに健全です。

チームで定着させるには

会議の既定の長さを 25 分・50 分にする。30分・60分の枠を少し短くして、次の予定までの5〜10分を全員分まとめて生み出す方法です。ツールの既定値を変えるだけで効きます。
「会議の直後 10 分は入れない」を合意する。個人の努力に頼らず、チームのルールにしてしまう。
議事録は会議の「後バッファ」の中で書き終える。後回しにしない仕組みとして、バッファの終了時刻を共有の締切にする。

まずは自分の来週の会議だけでいいので、前後にバッファの予定を入れてみてください。金曜の夕方に「決めたのに動いていないこと」がどれだけ減ったかで、効果を判断できます。

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